Las empresas deben ser rentables y cualquiera que sea su clasificación, sus beneficios deben ser mayores que sus costos. Esto último debe ser necesario como incentivo para mantenerse en su unidad de producción y no desplazarse a otras actividades más lucrativas. Los sistemas de transacciones inician y registran actividades y funciones logísticas individuales, entre las más comunes a nivel general están la recepción de pedidos, la asignación del inventario, la selección de pedidos, los embarques, la determinación de precios, la facturación y las consultas de los clientes. (BOWEERSOX, Donald, Administración y logística en la cadena de suministro. Pag. 98-105)
Dentro del proceso de optimización de la tesorería, se debe preseguir entre otras, que el periodo de pago a proveedores sea favorable a los intereses. En este sentido, dentro de los criterios de contratación de bienes y servicios se debe estipular los plazos mínimos de pago a proveedores. De esta forma se dispondrá de un rango de periodo de pago determinado en número de días.
Una vez negociados estos plazos de pago, el objetivo es cumplirlos expresamente por una doble razón:
- El incumplimiento de los plazos de pago destruye la confianza de los proveedores y podría provocarles problemas financieros.
- El incumplimiento de los plazos de pago reduce el poder de negociación de la empresa con sus proveedores en el futuro, ya que éstos tratarán de incrementar sus márgenes para atenuar los impactos financieros de potenciales incumplimientos de los plazos de pago.
- La vigilancia del cumplimiento de los plazos de pago en las empresas la desarrollan las Unidades de Intervención de las empresas. Dentro de las funciones de dicha área, incorporan la tarea de efectuar un seguimiento de la gestión de facturas en cada una de sus empresas, y para ello desarrollan una vigilancia preventiva del cumplimiento de los plazos de gestión por parte de los gestores.
Las empresas disponen de amplias y complejas cadenas de suministro caracterizadas por intrincadas relaciones entre compradores y suministradores. Una empresa compradora es a su vez suministradora de otra y, con frecuencia, una misma compañía es a la vez compradora y suministradora. Cadenas de suministro globales con estructuras de este tipo resultan complejas y difíciles de manejar ya que comprenden cientos o miles de proveedores. Para compañías con varias líneas de producto la situación se hace más compleja al tener cada línea de producto su propia cadena de suministro.
El proceso de facturación es un proceso importante para cualquier empresa, una relación basada en documentos en formato papel que para ser generados y procesados precisan del empleo de grandes cantidades de recursos y para los que las empresas se ven obligadas a realizar muchas tareas de forma manual. A nadie se le escapa que un buen proceso administrativo de estos documentos tiene como consecuencia no sólo un buen control de compras y ventas, sino poder cumplir con exactitud las obligaciones tributarias de cada empresa. Sin embargo, todo ello resulta más complicado en un proceso basado en papeles y que requiere la intervención manual.
Así, surge la implementacion de la factura electrónica dentro de la cadena de suministro. Se entiende por factura electrónica, al documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico en papel, pero que conserva su mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel. El nuevo marco legal y tecnológico ofrece la oportunidad a las empresas de disponer de una nueva vía para gestionar las facturas: El emisor transmite por medios telemáticos la Factura Electrónica y la conserva en soporte informático para su futura consulta e impresión, si fuera necesario. De esta forma ya no resulta imprescindible imprimir la factura para que ésta sea válida legal y fiscalmente y, todo el tratamiento (emisión, distribución y conservación) puede realizarse directamente sobre el fichero electrónico generado por el emisor. Así las facturas electrónicas se puede emitir en diferentes formatos (doc, xml, pdf, html, o txt, entre otros) siempre que se respete el contenido legal exigible a cualquier factura y que se cumplan los requerimientos legales del fichero. De esta forma, cada empresa dependiendo de su volumen y del volumen de facturas emitidas encontrará una solución de facturación electrónica u otra.
Las relaciones comerciales siempre se han fundamentado en el conocimiento mutuo de dos partes, un conocimiento que crea un marco de seguridad y confianza necesario que las hace posible. Para poder trasladar esas relaciones al medio electrónico tienen que cumplirse esas mismas condiciones: seguridad y confianza. Aunque si bien es cierto que la tecnología EDI ya permitía realizar transacciones electrónicas entre empresas, transacciones que eran muy comunes en sectores como la automoción, no ha sido hasta que el marco legal ha variado cuando ha sido posible la implantación masiva de la facturación electrónica en el entorno empresarial.
- Tiene la misma validez legal que la factura de papel.
- Cualquier persona física o jurídica puede facturar electrónicamente.
- Es necesario un certificado digital reconocido por la Agencia Tributaria para facturar.
- Este certificadono es necesario que lo saque obligatoriamente la parte de emisor, ya que existe el concepto de subfacturación, que consiste en que el emisor puede delegar la firma en un tercero.
- Tiene que estar firmada electrónicamente con el certificado digital.
- El emisor suministra al receptor las herramientas para validar la firma electrónica.
- El receptor conserva las facturas en el formato enviado.
